¿Cuanto puede costar esto? Perfile mejor su estimación de proyectos

estimacion

Actividades, tiempo, recursos, y dinero  son las palabras clave de una de las habilidades mejor valoradas hoy en la Gerencia de Proyectos, LA ESTIMACIÓN.  Los proyectos cada vez son más grandes y complejos incluso 100% online, desafiando los equipos a conocer y  determinar plazos de entrega realistas. No existe una mejor técnica, existe la que puede ser más adecuada a su propósito, a su equipo o al proyecto/producto en el que está trabajando, en esa línea tenemos 4 técnicas bastante ágiles que nos han funcionado bien para estimar nuestros proyectos:

Método Delphi

El objetivo de este método es lograr un consenso, se podría decir que simplifica el resultado de un proyecto complejo, gracias a la opinión grupal de varios expertos, derivando en una posible toma de decisión. Para llevar a cabo el método Delphi, elaboramos un cuestionario que deberá ser contestado por los expertos en la materia a estimar, para lo cual debemos:

  • Identificar los objetivos
  • Seleccionar los expertos y elaborar el procedimiento a seguir. Se debe informar a cada participante los tiempos de cada cuestionario, objetivos que queremos lograr, criterios de selección y diseño del cuestionario.
  • Enviar iterativamente los cuestionarios e identificar el grado de acuerdo en cada pregunta. Se suelen realizar preguntas cuantitativas y de fácil respuesta.
  • Seleccionar respuestas para precisar la opinión experta.

Este proceso se puede repetir tantas veces como se quiera hasta alcanzar el consenso, debe haber al menos 2 oleadas, toma tiempo pero es bastante preciso.

Program Evaluation and Rewiew Technique o PERT

Es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

Permite  mejorar el resultado de la estimación final, aplicable tanto a costos como a duración, tomando en consideración los factores de riesgo y variabilidad asociados con el proceso de estimación.

En esta técnica de estimación se toman en cuenta 3 valores:

  • P: La estimación en el peor de los casos (estimación pesimista)
  • O: La estimación en el mejor de los casos (estimación optimista)
  • M: La estimación esperada (o estimación más probable)

La fórmula del PERT es la siguiente: (O+P+4M)/6, aplicando esta fórmula obtendremos siempre un valor más cercano a la realidad que en el caso de haber escogido únicamente un escenario (P, O, M). Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combina actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.

Planning Poker:

Se trata de una dinámica ágil en la que se reúne el equipo con una baraja de Poker modificada y se hacen rondas de estimación con ayuda de estas cartas. Es una versión actualizada del método Delphi, pero empleando la filosofía de «juego serio». Necesitaremos un mazo de cartas de Planning Poker.  Puedes descargar e imprimir tu propia baraja en este enlace o alguna app móvil que lo integre, y su objetivo es crear consenso según las cartas utilizadas por los participantes del juego.

En cada baraja hay una pseudo-secuencia de Fibonacci modificada. Recomiendo quedarse con solo las primeras cartas para evitar estimar tareas demasiado grandes. Así cada participante tendrá las siguientes cartas: 0,1/2, 1, 2, 3, 5, ? e infinito. El cero significa que la tarea ya está hecha o no requiere ningún esfuerzo, el interrogante significa que nos falta información para estimar esa tarea y el infinito es que es demasiado grande y hay que trocearla.

Una vez tenemos al material necesario la sesión contiene la siguiente dinámica:

  • Todo el equipo “se encierra” para estimar, y todos conocen lo que se va a estimar. Si hay gente que no está al tanto de lo que se va a estimar la sesión debe comenzar con una explicación y una sesión de preguntas para despejar cualquier duda sobre las historias que se van a estimar.
  • Una por una se leen y discuten las historias de usuario. Una vez todos tienen claro en qué consiste cada una elige una carta en función del esfuerzo que prevé requerirá esa historia. No es posible seleccionar un valor no incluido en la baraja.
  • Al final de la sesión el resultado es una estimación consensuada y validada por todo el equipo

T-Shirt Sizing:

La estimación basada en tallas de ropa (o “t-shirt estimation”), es popular entre grupos de trabajo de Microsoft, entre otros. En este caso cada miembro del equipo debe indicar si considera que la tarea a estimar es: XS (Extra Small), S (Small), M (Medium), L (Large), XL (extra-large) o XXL (Double Extra-Large) permite pensar de forma abstracta en las estimaciones de las tareas a evaluar para determinar luego el marco numérico indispensable.

Ventajas

  • Más fácil de imaginar incrementos de forma cualitativa.
  • Más fácil de comunicar las estimaciones al product owner. Los usuarios finales pueden más fácilmente asimilar que las estimaciones y por tanto los desarrollos, son de magnitud diferente.
  • Facilita la estimación ágil en grupos menos experimentados.

.La recomendación es usar las tallas de ropa como una referencia de trabajo, y mapear, como indican varios autores, cada talla con un número de Planning póker (o Fibonacci). De todas formas, lo ideal es que los equipos de trabajo visualicen las tareas más rápido pero acaben estimando directamente con los números.

Es importante decir que las estimaciones no deben ser difíciles, costosas o ineficientes. Hechas de manera correcta pueden ser muy efectivas y ayudar a entregar valor a sus organizaciones. Estos Métodos y métricas para estimaciones en su mayoría son aplicados con adaptaciones a fin de que se adecuen a su  proyecto en cuestión.

Espero sea de utilidad estas técnicas y lo compartan a sus contactos!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *