5 maneras de garantizar que su proceso de facturación no colapse en esta crisis

factura digital

Los tiempos de incertidumbre crean una oportunidad para revisar sus procesos financieros, cambiar la forma en que hace las cosas y ver qué funciona y qué no. El secreto para sobrellevar una tormenta es mantenerse flexible para cambiar y crear procesos que aumenten la eficiencia, ahorren tiempo y le den más visibilidad del gasto.

En una encuesta reciente de Global Business Travel Association, el 96% de las empresas describen el impacto de Covid-19 como «significativo» para su negocio. Se están reduciendo los presupuestos y, siempre que sea posible, se debe preservar el flujo de caja y aún se debe pagar a las empresas. Lo que lo convierte en un buen momento para acelerar y agilizar la captura de facturas, aprobaciones y procesos. Aquí hay seis cosas que puede hacer para asegurarse de que los procesos de facturación continúen funcionando sin problemas durante un momento de interrupción.

  1. Vuélvase digital

Un proceso de factura digital erradica el dolor de tratar de localizar a la persona adecuada para hacer frente a una factura, cuando aparecer en su escritorio ya no es físicamente posible. Los avisos automáticos se envían digitalmente a las personas adecuadas para que revisen y aprueben las facturas, de modo que no tenga que preocuparse por la entrega fisica.

  1. Duplicados y fraudes

Ahora, más que nunca, es importante adelantarse a las facturas fraudulentas que puedan pasar por la red. implemente  un sistema automatizado que identifique detalles de proveedores o pedidos inusuales o duplicados, y pueda notar  cuando una factura no se corresponde con un pedido de compra.

  1. Aprobación sobre la marcha

Integre algún sistema o aplicación que le permita a los usuarios revisar los detalles de la factura y aprobar las compras desde su casa o móvil y enviarla a la siguiente persona o aprobador.  Un proceso que puede prolongarse durante semanas, especialmente si las personas trabajan desde casa y son más difíciles de contactar, puede reducirse a unas pocas horas.

  1. Automatice  el cumplimiento de las políticas

En un momento en que se pide a las personas que trabajen en condiciones extraordinarias, es importante asegurarse de que el gasto fuera de lo común no se procese automáticamente. Introduzca controles adicionales para garantizar que esto no suceda   y garantizar el cumplimiento de las políticas. También puede crear activadores y alertas en su sistema para reducir el riesgo de gasto excesivo y permitir que los empleados verifiquen el estado de sus facturas.

  1. Mantenga una comunicación personal

Incluso en estos tiempos inestables, sus proveedores  deben ser pagados. Si no les pagará  a tiempo o a través de los canales habituales, debe comunicárselos lo antes posible.

La gestión de facturas de proveedores no es una isla dentro de la gestión de gastos de una empresa. Cuando estos datos se integran con las reclamaciones de gastos de los empleados y los gastos de viaje, una empresa debe tener visibilidad de los departamentos que necesitan más presupuesto, dónde hay fondos excedentes para redistribuir, dónde podrían lograrse mejores acuerdos con proveedores de uso frecuente y cualquier área de gasto excesivo.

¿Cómo nos ayuda SAP a lograrlo?

A través de Concur Invoice obtenga  visibilidad mientras acelera los tiempos de pago, para que pueda evitar cargos por pagos atrasados y administrar el gasto de manera proactiva. Lo que es más importante, se integra con las soluciones SAP Concur Travel and Expense, en un solo proceso conectado, creando una visión aún mayor del gasto de toda la empresa. Las soluciones de SAP Concur llegan incluso más lejos, con aplicaciones específicas para socios que brindan automatización y control muy necesarios para todo, desde la recuperación del IVA y el gasto móvil hasta los requisitos regulatorios y fiscales específicos de cada industria.

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